SI achat : les facteurs clés de succès de la mise en place

Se doter d’un nouveau SI achat, c’est généralement rechercher plus d’efficacité et de productivité tout en bénéficiant des avancées technologiques disponibles sur le marché. Cette solution permet en effet d’acheter mieux et plus rapidement, de professionnaliser l’achat, et d’améliorer la gestion des ressources. Seuls une préparation minutieuse et un déploiement maitrisé assureront une mise en place réussie.

Préparer le projet en amont

Un des prérequis à l’adoption d’un outil SI achat est de définir ou de faire évoluer les processus clés internes, voire les simplifier, afin de permettre leur intégration dans les outils. Ne pas le faire reviendrait à hériter des processus standards des outils ou, pire, tenter d’informatiser des processus inexistants ou défaillants. Egalement, il faut définir le champ de couverture du SI achat, en prenant en compte de nombreux critères, de la culture d’entreprise à la stratégie achats en passant par le niveau de flexibilité souhaité et les modalités de gestion des données ou les interfaces avec les autres systèmes de l’entreprise. L’ensemble de ces informations est ensuite retranscrit au sein d’un cahier des charges qui doit être exhaustif : chaque oubli ou erreur se retrouvera dans le résultat définitif.

Vient ensuite le moment de choisir un éditeur et intégrateur. Le cahier des charges sert alors d’outil de communication avec les prestataires. Les critères de choix ne doivent pas uniquement être le prix et les délais de livraison : mieux vaut avoir une vision à long terme intégrant l’ensemble des coûts d’usage (paramétrage, intégration, licences, maintenance, support,  …), et choisir la société qui répondra le mieux aux besoins de l’organisation.

La dernière étape de préparation du projet SI achat a lieu en interne ; elle vise à mettre en place une équipe projet qui comprend parfaitement les enjeux et qui possède la maturité et l’expérience nécessaires pour porter le projet.

Assurer un déploiement optimal du SI achat en interne

Une fois le SI achat conçu et livré, il faut s’atteler à son déploiement. Le but, c’est qu’un maximum de collaborateurs soient rapidement capables de l’utiliser de façon poussée. Les équipes achats sont évidemment en première ligne : elles doivent comprendre quels seront les apports, objectifs et ambitions du SI achat. Pour mieux vendre le projet auprès de ces équipes, communiquez sur les premières réalisations, en soulignant les succès et les difficultés rencontrées. Les prescripteurs et autres fonctions de l’entreprise (Département Juridique et Direction Générale,) seront aussi impactés par la mise en place de ces systèmes, leur acceptation doit être totale.

La communication doit aussi se faire en direction du management intermédiaire. Même si les équipes intermédiaires utiliseront moins le SI achat, il est indispensable qu’elles soient impliquées et qu’elles sachent quels sont les bénéfices de ce nouvel outil, pour elles et pour l’organisation.

Le succès du projet doit se lire également à travers un certain nombre d’indicateurs qui sont spécifiques au projet mené et à ses caractéristiques (exemple : indicateurs liés au déploiement – BU, personnes formées ; nombre de projets traités, etc.). Bâtir soigneusement ce tableau de bord dès le début du projet et le suivre avec soin permettra d’identifier d’éventuelles dérives et de communiquer sur les succès.

La troisième stratégie consiste à véritablement inscrire le SI achat dans le quotidien des acheteurs : les équipes doivent s’en servir un maximum, et maitriser les diverses fonctionnalités. De la recherche de contrats au suivi des appels d’offre en passant par les fiches fournisseurs ou la gestion des commandes, le SI achat doit devenir un outil indispensable.

Une fois le SI achat opérationnel, il est également indispensable de prévoir des opérations de maintenance et d’assurer un support utilisateur aux acheteurs et aux fournisseurs : ces deux éléments sont déterminants pour la réussite du projet dans le temps.

Notre expertise 

BY.O Group a développé une expérience significative dans les projets de systèmes d’information achat, en intervenant à toutes les étapes :

• Nous avons accompagné des équipes de nos clients sur l’ensemble des phases des projets : de la définition des besoins à l’adoption par les utilisateurs. Nos principales références sont : La Poste, Danone, Clarins, Crédit Agricole, Pages Jaunes, Suez, Air France, Thalès
• Nos équipes disposent d’une connaissance des principaux éditeurs de solutions comme SAP, Oracle, Bravo Solution, Synertrade, Ariba, Emptoris, Sievo, Oalia, Zycus, Determine, Ivalua, Baseware. Cette expertise repose sur la capitalisation des savoir-faire acquis dans le cadre de nos missions ainsi que sur des études et publications (Livre Blanc SI achat).

BY.O Group apporte des résultats durables en associant étroitement les équipes de ses clients et en s’attachant à transférer ses savoir-faire. Pour chacun des projets que nous menons avec nos clients, nous adoptons un parti pris : faire avec nos clients. Cette posture est une garantie d’arriver à un changement réel et pérenne en favorisant l’adhésion des équipes et la solidité des engagements pris :

• Implication de l’équipe projet du client pendant l’ensemble des phases du projet pour en garantir la réussite et développer leurs connaissances, notamment dans la préparation et la réalisation de la recette.
• Sensibilisation des clients et anticipation des écueils et des difficultés liés au déploiement et à l’adoption au sein de l’organisation
• Vision usage et utilisateurs dans la rédaction des processus et livrables pour garantir une solution réellement opérationnelle